Automação de processos manuais é onde a IA aplicada rende mais rápido — e o motivo é o oposto do que a maioria da empresa assume: quanto mais chato, burocrático e evitado o processo, maior a chance de o retorno aparecer cedo. Uma startup brasileira, a Settle, ilustra bem isso. Fundada por ex-executivos do Guiabolso, ela colocou mais de 100 agentes de IA para ler, filtrar e pontuar os cerca de 6 mil editais de licitação pública publicados por dia no Brasil — um mercado de R$ 1 trilhão que a maioria das empresas de médio porte evita por ser burocrático demais.
Depois de mais de 30 anos em tecnologia, com IA conversacional desde 2011, minha leitura é que o caso da Settle não é sobre licitação pública — é sobre onde a IA rende mais. O time não escolheu o processo mais visível, nem o mais fácil de vender para um investidor. Escolheu o mais evitado, o que mais gente da empresa adiava fazer bem. E foi aí que apareceu o retorno mensurável: segundo os fundadores, a participação dos clientes em licitações dobrou e o custo de aquisição de clientes caiu pela metade.
Principais aprendizados
- Automação de processos manuais rende mais quando o processo é evitado, não quando é visível — a Settle escolheu licitação pública, um trabalho que a maioria das empresas terceiriza mal ou simplesmente não faz direito.
- Processo burocrático e regulatoriamente denso costuma ter mais IA aplicável do que processo criativo, porque a regra já está escrita — só precisa ser lida, cruzada e pontuada em volume.
- O retorno da Settle (participação em licitações dobrada, custo de aquisição de clientes reduzido pela metade) só apareceu porque havia uma métrica clara desde antes do produto existir — não uma justificativa construída depois.
- Empresa de médio porte costuma errar a ordem: aplica IA primeiro no processo mais confortável de mostrar para o board, não no que mais consome tempo do time.
- Automatizar o processo que todo mundo evita não muda a percepção interna sobre ele — ele continua chato de explicar. Só para de ser lento e caro.
Por que ninguém quer automatizar o processo mais chato da empresa?
Porque o processo chato quase nunca é o mais visível — e o que ganha orçamento de IA primeiro costuma ser o que aparece em reunião de diretoria, não o que mais rouba tempo do time. Um chatbot de atendimento ou um dashboard de vendas tem demonstração fácil e gera aplauso rápido. Ler seis mil editais públicos por dia, cruzar prazo, exigência técnica e histórico do órgão comprador não gera aplauso — gera planilha.
Essa lógica não é exclusiva de licitação pública. Toda empresa tem um equivalente: a conciliação fiscal que ninguém quer fazer, o cadastro de fornecedor que trava o processo de compra, a auditoria de contrato que fica empilhada até o fim do trimestre. São processos com regra clara, volume alto e zero glamour — exatamente o perfil onde a IA aplicada tem o efeito mais previsível, porque não depende de julgamento criativo, depende de ler, cruzar e pontuar informação estruturada em escala.
O erro comum é achar que esse tipo de processo precisa de um projeto grande para valer a pena. Não precisa. Precisa de alguém disposto a admitir, em voz alta, que aquele trabalho manual e chato consome mais tempo da empresa do que qualquer processo que aparece em apresentação de resultado.
O que o caso da Settle ensina sobre onde aplicar IA primeiro?
Ensina que o tamanho do mercado evitado importa mais do que o glamour do setor. A Settle levantou US$ 3,08 milhões em pré-seed liderada pela Canary ainda em 2024 e chegou ao mercado mirando um problema específico: o Brasil publica cerca de 6 mil editais públicos por dia, e a maioria das empresas de médio porte simplesmente não tem estrutura para acompanhar esse volume — perde prazo, perde edital relevante, ou paga um time inteiro só para triagem manual. Vivo e BR Supply já aparecem como clientes enterprise nomeados, o que indica que o problema não é exclusivo de empresa pequena.
O ponto que mais me chama atenção é o critério de sucesso: dobrar participação em licitações e reduzir pela metade o custo de aquisição de clientes são métricas de negócio, não métricas de tecnologia. Isso conecta com um tema que já tratei quando escrevi sobre por que a fábrica brasileira anda mais rápido que o escritório na adoção de IA: processo operacional, com regra clara e resultado mensurável, costuma produzir retorno mais rápido do que processo mais “estratégico” e mais difícil de medir.
Isso não significa que toda empresa deveria construir 100 agentes de IA para ler edital. Significa que vale a pena perguntar, antes de qualquer projeto de IA: qual processo da minha empresa é regido por regra escrita, tem volume alto e ninguém quer fazer bem feito? Essa pergunta, sozinha, já aponta onde o primeiro projeto deveria nascer.
Como saber se um processo manual da sua empresa vale a pena automatizar com IA?
Cruzando três variáveis simples: frequência, tempo gasto por execução e nível de aversão do time a fazer aquele trabalho. Processo que acontece todo dia, consome horas e todo mundo empurra para o fim da fila é o candidato certo — muito mais do que o processo estratégico que acontece uma vez por trimestre.
Num projeto que liderei há alguns anos, numa grande indústria, o time de compras gastava em média 40 minutos por fornecedor só para validar documentação cadastral antes de liberar qualquer pedido — um trabalho que ninguém do time queria fazer e que empilhava no fim de cada mês. Depois de estruturar a leitura automatizada dessa documentação, esse tempo caiu para cerca de 6 minutos por fornecedor, e o time de compras passou a usar o tempo liberado para negociar condição comercial, não para validar CNPJ. O ganho não apareceu em manchete — apareceu em prazo de liberação de pedido, que caiu de três dias para menos de um.
O contraponto é o erro que vejo com mais frequência: empresa de médio porte tenta automatizar primeiro o processo mais visível para o board, mesmo quando ele não é o que mais consome tempo. Isso já apareceu quando escrevi sobre a diferença entre IA que reduz custo de verdade e IA que só parece produtiva: sem medir onde o tempo realmente vai, qualquer prioridade de automação é palpite, não decisão.
Perguntas frequentes
O que é a Settle e o que ela faz com IA?
A Settle é uma startup brasileira fundada por ex-executivos do Guiabolso que usa mais de 100 agentes de IA para ler, filtrar e pontuar os cerca de 6 mil editais de licitação pública publicados por dia no Brasil. Segundo os fundadores, isso dobra a participação dos clientes em licitações e reduz pela metade o custo de aquisição de clientes. Vivo e BR Supply já aparecem como clientes enterprise nomeados.
Processos manuais burocráticos são mais fáceis de automatizar com IA do que processos criativos?
Costumam ser mais previsíveis de automatizar, porque a regra já está escrita — a IA precisa ler, cruzar e pontuar informação estruturada, não criar algo do zero. Isso não os torna mais fáceis de vender internamente, porque geram menos visibilidade do que um projeto criativo ou voltado para cliente final.
Como escolher qual processo manual automatizar primeiro?
Cruzando frequência, tempo gasto por execução e nível de aversão do time a fazer aquele trabalho. O candidato certo é o processo que acontece todo dia, consome horas relevantes e que todo mundo empurra para depois — não necessariamente o processo mais estratégico ou mais fácil de apresentar em reunião de diretoria.
Automatizar processo de licitação pública com IA funciona para qualquer empresa?
Funciona para empresas que dependem de venda para o setor público ou de processos com volume alto e regra formal e pública, como editais, normas técnicas ou exigências regulatórias. Para quem não vende para governo, o princípio se transfere mesmo sem o caso específico: o processo evitado, regido por regra clara e com volume alto tende a ser o de maior retorno com IA.
Sou Gillian Pellegrino, fundadora da HAIA. São mais de 30 anos de carreira em tecnologia — com IA conversacional desde 2011, antes do hype — traduzindo ferramenta em resultado mensurável para líderes de empresas de médio porte. Se a sua empresa evita automatizar exatamente o processo que mais rouba tempo do time, fale com a HAIA.
