Resposta direta: não. Uso informal de IA — ChatGPT aberto numa aba, um assistente de texto que cada pessoa usa do seu jeito, um bot de WhatsApp que alguém contratou sozinho — não é adoção de IA no sentido que importa para uma decisão executiva. É uso individual. E a diferença entre as duas coisas é exatamente o que eu encontro nos primeiros quinze minutos de quase todo diagnóstico que conduzo.
Uma pesquisa do Sebrae com o Meta Instituto de Pesquisa, divulgada nesta semana com mais de 7 mil pequenos negócios ouvidos, colocou número nisso: 52% dos empreendedores brasileiros usaram alguma ferramenta de IA nas duas semanas anteriores à entrevista — ritmo mais rápido, segundo o Sebrae, do que o dos Estados Unidos. Mas só 22% fazem isso de forma estruturada. Os outros 30 pontos de diferença são pessoas competentes resolvendo problemas reais sozinhas, sem que ninguém na empresa saiba o que elas usam, com que dado, nem com que resultado.
Por que uso informal de IA parece adoção, mas não sustenta uma decisão executiva?
Porque de fora os dois se parecem. Se eu pergunto para um gestor “sua empresa usa IA?”, e metade do time tem ChatGPT aberto o dia inteiro, a resposta honesta é “sim”. A demonstração é convincente: alguém mostra um e-mail redigido em segundos, uma planilha resumida, um contrato lido por um assistente. O uso é real e o ganho individual também.
O problema aparece na segunda pergunta. Qual processo melhorou de forma que a gente consiga medir? Quem decide o que pode e o que não pode ser colocado numa ferramenta dessas? Se a pessoa que usa sair de férias, o ganho continua? Nos primeiros quinze minutos de diagnóstico, é aí que a conversa trava. O uso está espalhado por indivíduos, não ancorado em processo — e o que não está em processo não entra em planejamento, não entra em orçamento defensável e não entra em governança.
Vi esse mesmo padrão muito antes do ChatGPT existir. Em 2012, numa operadora de telecom, a gente implementava um dos primeiros projetos de IA conversacional de atendimento do país. Áreas diferentes já tinham iniciativas paralelas de automação rodando por conta própria, cada uma com seu fornecedor e sua lógica. Cada uma fazia sentido isolada. Juntas, não tinham dono. A tecnologia mudou; o padrão organizacional é idêntico.
O que mudou de 2012 para agora foi a velocidade de entrada. Antes, colocar IA para rodar exigia projeto, fornecedor e meses de implantação — o uso informal era raro porque era caro. Hoje qualquer pessoa com um navegador começa a usar em cinco minutos, de graça. A adoção individual disparou; a capacidade da empresa de coordenar isso não acompanhou no mesmo ritmo. É por isso que o número do Sebrae — 52% usando, 22% estruturando — não é contradição: é o retrato exato de uma tecnologia que entrou pela base, pelas mãos de quem executa, antes de entrar pela estrutura.
O que separa os 22% que usam IA de forma estruturada do resto?
Não é orçamento, não é tamanho e não é ter cientista de dados. São três coisas simples que a maioria não formalizou:
Um processo nomeado, não uma ferramenta. A empresa estruturada não diz “a gente usa IA generativa”. Ela diz “a gente reduziu de três dias para meio dia a triagem de um tipo específico de pedido”. O caso de uso tem começo, meio e métrica. A ferramenta é detalhe.
Um perímetro de dado definido uma vez. Alguém — normalmente a área de TI — decidiu quais dados podem entrar em ferramenta de IA, quais não podem, e quais ferramentas estão autorizadas. Isso é definido uma vez, no nível central, e cada área trabalha dentro dele. Não é um comitê aprovando cada uso; é uma régua comum que dispensa cada pessoa de inventar a própria.
Um responsável por olhar o conjunto. Não precisa ser um cargo novo. Precisa ser alguém com autoridade explícita para perguntar, antes de qualquer nova iniciativa: qual dado, quem responde se der errado, como a gente prova que funcionou.
Quando essas três coisas existem, o uso informal vira adoção. Quando não existem, a empresa tem 52% de gente usando IA e quase nenhuma capacidade organizacional de IA — e essas duas métricas não se convertem uma na outra sozinhas. Já escrevi aqui sobre a distância entre ter meta de IA e ter capacidade de IA; a distância entre uso informal e adoção estruturada é a mesma lacuna, vista pelo lado de quem opera.
Como estruturar o uso de IA sem montar um time dedicado?
O caminho que aplico com empresas de médio porte não começa com contratação nem com compra de plataforma. Começa com um inventário honesto: numa única reunião, listar quantas ferramentas e usos de IA diferentes estão ativos hoje, em que áreas, quem começou cada um e com que dado. Quase sempre a lista é maior do que a liderança imaginava.
Num diagnóstico recente numa empresa de serviços, o inventário revelou sete usos de IA ativos que a diretoria não tinha mapeado: três assistentes de texto diferentes, dois bots de atendimento contratados por áreas distintas, uma ferramenta de análise de currículo no RH e um piloto de resumo de reunião. Nenhum era errado. Nenhum conversava com os outros, e dois tocavam dado de cliente sem que a TI soubesse. O trabalho não foi cortar — foi colocar os sete dentro de uma régua comum em duas semanas.
Depois do inventário vem a régua: a TI define o perímetro de ferramentas autorizadas e regras de dado uma vez, e cada área passa a construir dentro dele — inclusive aproveitando o que as pessoas já vinham fazendo por conta própria, agora com critério. É assim que a IA amplifica o time em vez de virar um risco disperso: o julgamento continua humano e o perímetro fica claro.
Por último, o caso de uso prioritário. Em vez de “vamos usar mais IA”, a pergunta é qual processo dói mais — frequência, tempo consumido, retrabalho quando sai errado. Um processo frequente, demorado e sujeito a erro, sobre o qual a empresa já acumula histórico próprio, vale mais do que qualquer ferramenta genérica. A HAIA trabalha esse mesmo desenho no modelo AMPLIFICA, em que o próprio time de negócio constrói a automação para o gargalo que ele enfrenta todo dia, dentro do perímetro que a TI definiu. A leitura institucional desse contraste entre uso informal e uso estruturado está no blog da HAIA.
Nada disso depende do Marco Legal da IA, cuja votação final na Câmara foi adiada para depois das eleições de outubro. Quem espera a lei para estruturar governança vai começar tarde e apressado. Quem estrutura agora chega com processo pronto quando a régua regulatória finalmente existir.
Principais aprendizados
- Uso informal de IA — ChatGPT individual, ferramenta contratada por uma área sozinha — não é adoção de IA no sentido que sustenta decisão executiva, orçamento ou governança.
- A pesquisa do Sebrae mostra 52% dos pequenos negócios usando IA, mas só 22% de forma estruturada; os 30 pontos de diferença são ganho individual que não vira capacidade organizacional sozinho.
- O que separa o uso estruturado não é orçamento nem time de dados: é processo nomeado com métrica, perímetro de dado definido uma vez e um responsável por olhar o conjunto.
- O padrão de iniciativas paralelas sem dono é antigo — aparecia em projetos de IA conversacional muito antes das ferramentas generativas; a tecnologia mudou, a lacuna organizacional não.
- Estruturar não exige time dedicado: inventário honesto numa reunião, régua de dado e ferramentas definida pela TI, e um caso de uso prioritário escolhido por frequência, tempo e retrabalho.
Perguntas frequentes
Uso informal de IA é ruim e deveria ser proibido na empresa?
Não. O uso informal costuma ser sinal de que o time reconheceu um ganho real antes da estrutura existir. Proibir joga fora esse aprendizado. O certo é trazer esse uso para dentro de um perímetro de dado e ferramentas autorizadas, preservando a iniciativa das pessoas mas com critério comum de segurança e prestação de contas.
Qual a diferença prática entre uso informal de IA e adoção estruturada?
Uso informal é individual e invisível para a organização: cada pessoa decide a ferramenta e o dado, e o ganho não é medido nem sobrevive à saída dessa pessoa. Adoção estruturada é ancorada em processo, com métrica definida, perímetro de dado claro e alguém responsável por olhar o conjunto das iniciativas.
Preciso contratar consultoria para estruturar o uso de IA?
Não necessariamente para começar. O inventário inicial — listar o que já se usa, em que áreas, com que dado — qualquer liderança consegue fazer internamente numa reunião. A consultoria ajuda quando a empresa quer acelerar o desenho do perímetro, priorizar casos de uso com método e evitar erros que já são conhecidos.
Por quanto tempo dá para operar só com uso informal de IA antes de virar problema?
Vira problema no momento em que uma decisão de peso depende disso: uma auditoria, uma due diligence de fusão, uma pergunta do conselho sobre quem aprovou o quê. Enquanto o uso é pequeno e periférico, o risco é baixo; quando ele passa a tocar dado sensível ou processo crítico sem registro, a lacuna já existe — só ainda não apareceu.
Gillian Pellegrino é fundadora da HAIA e tem mais de 30 anos de carreira em tecnologia, com IA conversacional desde 2011 — antes do hype. Hoje ajuda empresas de médio porte a transformar uso informal de IA em adoção estruturada, sem montar time dedicado nem esperar a próxima lei.
